Comment apostiller un document pour l'étranger ? Quelles sont les formalités pour produire un document étranger en France ?

La légalisation (ou apostille) est l’attestation par un fonctionnaire de l’exactitude de la signature apposée sur un acte, et, s’il s’agit d’un acte public, de la qualité de ceux qui l’ont reçu ou expédié. Elle diffère de la simple certification de signature qui constitue une simple vérification matérielle d’une signature et ne vaut pas attestation de la vérité de celui-ci.

Les autorités étrangères auxquelles sont destinés des actes établis en France peuvent souhaiter s'entourer de garanties sur l'origine et la conformité à la loi des pièces qui leur sont présentées et réclamer la légalisation de ces actes. Le régime de légalisation varie selon les pays (légalisation, apostille de La Haye, dispense de légalisation, …).

Selon la loi française sur le notariat, une apostille est un certificat officiel attestant de l'authenticité et de la validité d'un document à des fins internationales. Ce processus de certification est mis en œuvre dans les cas de transferts transfrontaliers de documents vitaux tels que les actes de naissance, les licences de mariage ou les diplômes universitaires.

Le cachet ou l'annotation vérifie la légitimité de la signature, affirme qu'elle a été signée par une personne légalement autorisée à le faire et rend vrai tout sceau apposé sur le document.

L'obtention d'une apostille en France est à la fois plus simple et plus efficace en raison de l'élimination des protocoles de légalisation complexes. En réalité, il suffit généralement de s'adresser à la préfecture ou à la cour d'appel la plus proche de votre domicile.

Pour effectuer cette opération, vous devez présenter un document authentique accompagné d'une pièce d'identité pour authentification. L'obtention d'une apostille peut prendre plus ou moins de temps selon les régions et le nombre de demandes en cours.

Cette procédure consistant à faire apostiller un document est essentielle pour ceux qui souhaitent que leurs documents soient reconnus dans le monde entier, car elle valide à la fois l'authenticité et la légitimité. Le terme "apostille" fait partie intégrante du droit notarial français lorsqu'il s'agit d'obtenir une reconnaissance internationale, offrant ainsi aux individus un moyen fiable de partager leurs documents officiels avec les parties prenantes du monde entier.

La plupart des documents à apostiller sont les suivants : actes de l’état civil, actes judiciaires, déclarations écrites et déposées dans les tribunaux judiciaires, actes notariés, actes administratifs, certificats délivrés par l’INPI, actes sous seing privés.

En France, jusqu'à présent, un notaire n'est pas habilité à faire apostiller un document. Mais cela va bientôt changer puisque depuis le décret 2021-1205 du 17 septembre 2021, et du décret 2023-25 du 23 janvier 2023 il est prévu que l'apostille puisse être délivrée par le notaire, mais seulement à compter du 1er  janvier 2025, et dans quelques cas particuliers par le procureur général territorialement compétent.

Seuls certains services de l'État sont donc jusqu'à la fin de l'année 2023 compétents pour apposer l'apostille, tels que la préfecture ou la cour d'appel compétente selon les cas. Le rôle du notaire est donc de certifier l'authenticité de certains actes et documents, tels que les actes de vente immobilière, les testaments ou les procurations, et il pourra bientôt, pour que ces documents soient reconnus à l'étranger, devenir un interlocuteur de choix pour faire apostiller un document.

En attendant, le notaire pourra orienter ses clients vers les autorités compétentes pour obtenir l'apostille. Il est donc important de bien distinguer les rôles du notaire et de l'autorité délivrant l'apostille. Le notaire ne peut pas délivrer d'apostille pour l'instant, mais peut fournir des conseils et des informations utiles sur la procédure à suivre pour obtenir cette formalité administrative indispensable pour des échanges internationaux de documents officiels.

Dès le 1er janvier 2025, il sera possible de faire appel au notaire pour faire apostiller un document, ce qui permettra au citoyen d'économiser un temps de procédure précieux ! 

A compter du 1er janvier 2025 un registre des légalisations et apostilles, sera tenu par le Conseil supérieur du notariat.

Quelques détails dans le cadre d'une apostille de documents traduits d'une langue étrangère

Pour apostiller un document traduit, la traduction doit remplir les conditions suivantes :

• La traduction doit être effectuée par un traducteur assermenté
• La signature du traducteur assermenté doit être authentifiée en mairie (gratuit) ou devant un notaire, c'est ici par exemple que notre rôle peut démarrer.

Vous devez adresser votre demande au service "apostille" de la Cour d'Appel dont dépend le signataire de l'acte ou l'autorité ayant apposé une mention d'enregistrement ou de certification, en utilisant ce formulaire https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_15703.do

De même, si vous souhaitez faire produire en France des effets juridiques à un document étranger, il conviendra de vérifier si, conformément à la convention de la Haye, vous devez ou non le faire apostiller. Vous trouverez dans le lien ci-dessous la liste des autorités compétentes pour l’apostille en fonction du pays d’où provient le document

Pour tout renseignement en matière de légalisation de documents (apostille), contactez Florence de GRAEVE, notaire à Morières Les Avignon.